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社員の入社・退社の実務 　　社員が入社・退社する際、会社は雇用保険や健康保険・厚生年金保険に関する届出等の事務を行う必要があります。ところが、入社・退社の動きが少ない会社の場合などは、事務担当者が「必要書類や提出先がわかない」「手続きするのを忘れてしまった」というケースがあります。 社員が入社する際に必要となる事務手続き 　社員が入社するにあたっては、会社として入社前に準備しておくことや、新入社員に対して、事前に提出依頼をしておくべき資料などがあります。 　入社後は、各種保険の資格取得や被扶養者の手続きを行います。 　(1)入社時に提出してもらう書類・確認事項 　新入社員には、下記の資料等を入社時に提出するよう要請します。そして提出された資料をもとに、ハローワークや年金事務所に提出する書類を作成します。 　これらの書類は、チェックリストを活用し、期限（入社後一週間以内等）を決めて提出させることで入手漏れ等を防止します。（図表1） 　「扶養控除等（異動）申告書」の受取とマイナンバーの取得 　入社時に提出を受ける「扶養控除等（異動）申告書」には、マイナンバーを記載してもらいます。 　マイナンバーを取得する際、利用目的の説明が必要なため、入社時の提出書類の案内書に、あらかじめ利用目的を記載しておきます。 　 　　入社時提出してもらう書類・確認事項  ①雇用保険被保険者証 　　　（前職がある場合）  雇用保険の被保険者番号は、前職から引き継いでハローワークに登録されます。前職の会社から渡された被保険者証を用意してもらいます。 　ハローワークに提出する書類に被保険者番号を記載します。  ②年金手帳  　10桁の年金番号が登録されています。年金番号は、年金事務所に提出する書類に記載します。見つからない場合は、年金手帳の再発行を申請します。  ③扶養者の情報  　扶養者の続柄（妻・長男など）、氏名、性別、生年月日、職業などを把握します。 　扶養の把握は、次の事項の確認に必要になります。 　　1.給与計算時の源泉所得税の計算 　　2.健康保険の扶養・国民年金第3号被保険者の届出 　　3.家族手当（支給している場合）  ④扶養控除等（異動）申告書 　　　（マイナンバーの取得）  「扶養控除等（異動）申告書」には、マイナンバーを記載してもらいます。  ⑤前職の源泉徴収票 　　　（前職がある場合）  源泉徴収や年末調整などの事務に必要になります。 　※入社日を忘れないため、記録（メモ）しておいてください。  ⑥履歴書 　　　（採用選考・面接時に必須）  　氏名・生年月日・住所など本人の基本情報が記載されているため、ハローワークや年金事務所に提出する書類や労働者名簿作成に必要になります。面接時においても必須でしょう。 　※会社に通勤するための通勤交通費額も事前に把握しておきます。 　(2)ハローワークとのやりとり（雇用保険関係） [提出書類] 　●雇用保険被保険者資格取得届 　  添付書類 　　　  前職の雇用保険被保険者証、会社の雇用保険適用事業所台帳、 賃金台帳、出勤簿、労働者名簿、雇用契約書等  提出期限  入社日（資格取得日）の属する月の翌月10日まで  提出先  会社所在地を管轄するハローワーク ※65歳以上の人で、新たに採用される人等は対象になりません。 　(3)年金事務所とのやりとり（社会保険関係） [提出書類] 　●健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届 　  添付書類 　　　 年金手帳  提出期限  入社日（資格取得日）から5日以内  提出先  会社所在地を管轄する年金事務所 （健康保険組合、厚生年金基金） 　新入社員に被扶養者がいる場合は、以下の書類の提出が必要です。 [提出書類] 　●健康保険被扶養者（異動）届 　●国民年金第3号被保険者関係届 　　（被扶養者が配偶者の場合） 　  添付書類 　　　 年金手帳（注1） 在学証明書、住民税の非課税証明書など（注2）  提出期限  入社日（資格取得日）から5日以内  提出先  会社所在地を管轄する年金事務所 （健康保険組合、厚生年金基金） （注1）被扶養者が配偶者の場合 （注2）被扶養者が配偶者以外の場合 社員が退社する際に必要となる事務手続き 　会社を退職する人がいる場合には、雇用保険、健康保険・厚生年金保険の資格喪失手続きが必要になります。 　雇用保険と社会保険では、退職の際の手続きの提出期限が異なりますので注意しましょう。 ※年金手帳を会社で保管している場合は、忘れず社員に返還しましょう。 　(1)ハローワークとのやりとり（雇用保険関係） [提出書類] 　●雇用保険被保険者資格喪失届 　●雇用保険被保険者離職証明書 　  添付書類 　　　  賃金台帳、出勤簿  提出期限  退職日の翌日から10日以内  提出先  会社所在地を管轄するハローワーク (2)年金事務所とのやりとり（社会保険関係） [提出書類] 　●健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届 　  添付書類 　　　 健康保険被保険者証 ※退職時に本人から返してもらう  提出期限  資格喪失日から5日以内 ※資格喪失日は、退職日の翌日です  提出先  会社所在地を管轄する年金事務所 （健康保険組合、厚生年金基金） (3)市役所とのやりとり（住民税関係） ※住民税を特別徴収している場合は、以下の書類の提出が必要となります。 [提出書類] 　●給与所得者異動届出書  提出期限  退職日の翌月10日  提出先  退職者が居住する各市区町村 前年分の住民税の徴収については、退職月によって手続きが異なります。 　　　　退職月  住民税の徴収方法 　　　1月～4月  最後の給与or退職月から一括徴収する。 　　　5月  通常通り最後の1ヶ月分を徴収する（特別徴収は6月～5月） 　　　6月～12月  普通徴収or特別徴収のどちらか？を退職者に選択してもらう。 一括徴収の希望がある場合は、一括徴収月の翌月10日に納付。 ※再就職先が既に決まっていて、1ヶ月以内に次の会社に入社する場合、特別徴収を継続することができます。この場合、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を、退職する社員が再就職先に提出します。 　そのほか、退職する社員からは、次のものを提出、返却してもらいます。 　①健康保険被保険者証（本人及び被扶養者分） 　②退職届（自己都合退職の場合） 　③名刺、ロッカーキー、制服等の会社の備品 　※詳しくは、笠原会計事務所まで、お気軽にお問い合わせください。

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