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売掛金の回収漏れを減らす7つの良い習慣
売掛金の完全回収は、何よりも重要なテーマです。売掛金の滞留が少ない会社に共通することは、日常業務において、売掛金回収のための基本行動が明確であり、それが習慣化されていることです。その良い習慣を取り入れましょう。
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必ず注文書を発行してもらう |
「注文した、しない」「納品時の品違い・数量違い」といったトラブルが、回収遅れの原因になることがよくあります。発注書をもらうことで、文書での記録を残しましょう。
●専用の注文書（またはそれに代わるもの）を発行してもらう
●電話注文の場合も、後日、発注書をもらう
●注文書をもらえない場合は、注文確認のメールやＦＡＸを発注者に送付し、記録を残す |
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納品時には納品書を発行し、受領書をもらう |
納品時には、必ず納品書を発行します。また受取人のハンコを受領書に押してもらいます。
●宅配便など運送会社を利用する場合は、運送会社の受領書（送り状控）を保管しておく
●納品書、受領書、請求書が複写で同時作成できるものを利用する |
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請求書は誤りのないよう確実に発行する |
請求書が遅れたり、請求金額に間違いがあると、相手の支払予定からはずされることがあり、回収遅れの一因になります。
「価格・数量等」の間違いは、クレームにもつながります。特に価格は、すべての得意先に同じ価格で販売するとは限りませんので、注意が必要です。
返品や値引きがあれば、すぐに売上げの修正を行います。これを怠ると、「請求金額が違う」という理由で支払いをストップされてしまうことがあります。
値引きには、「大量購入時に値引きする」など事前の取り決めにもとづく値引きのほか、クレームなどの理由で、後日、値引きが行われることもあります。
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入金状況を常にチェックし、こまめに連絡をとる |
売掛金の状況を得意先ごとに把握し、入金があれば、その都度消し込みを行うとともに、回収遅れや漏れをチェックし、営業担当者と協力して対応します。
入金が遅れていたり、一部しか入金されていない場合は、金額の多寡にかかわらず、相手に連絡を入れ、理由を確認します。こちらの回収姿勢をきちんと示すことで、「いい加減な対応はできない」というイメージを相手に与えます。
ただし、相手は得意先なので失礼な言動がないよう気を付けましょう。
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定期的に残高確認書を送付する |
決算前や半期決算前など、定期的に売掛金の残高確認書を取引先に送付し、残高を確認のうえ、返送してもらいます。
これは、長く支払いを滞留している取引先にも必ず行います。
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集金日には必ず訪問する |
集金する場合は、決められた集金日に必ず集金に行きます。そうしないと、相手に支払わない理由を与えるだけでなく、支払いの優先順位を下げられるおそれがあります。
約束の日に訪問したにもかかわらず、社長が不在で集金できなかった場合、集金に来た旨の伝言を残し、翌日に連絡を入れて、再訪問する日時の約束を取り付けます。
また、営業担当がうっかり忘れることを防止するため、集金予定表を作成しましょう。
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全社一丸で回収にあたる |
営業担当者が、「付き合いが長い得意先である」などの理由で、集金に積極的でなかったり、大量購入のお礼に、請求を先延ばしにしているような例があります。
回収の意義を徹底して、全社一丸で回収にあたりましょう。
●経理が入金の未収リストを作成し、営業担当者が回収にあたる
●社長自身が回収にあたる
●回収が困難なところには、内容証明郵便や法的措置も検討する |
売掛金回収は、社長自身が「売掛金をしっかり回収するぞ！」という強い姿勢を示さなければなりません。
得意先から支払延期の要請があったときに、事情も聞かずに、社長が簡単に承諾するようでは、売掛金回収のルールやしくみを習慣化することはできません。社長が社内に強い姿勢を示すことで、全社を挙げての取り組みが可能になります。
※詳しくは、笠原会計事務所まで、お気軽にお問い合わせください。
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