尼崎市（武庫之荘）税理士行政書士　笠原会計事務所　不正防止経理の仕組みづくり


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Ⅲ　不正が起きにくい経理の仕組みづくり

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不正を未然防止・早期発見するためには、一定の事務、業務を１人の従業員の絶対的支配下に置かないような会社経理の仕組みをつくることが重要です。これは、２人以上の者が同時に同じ過ちを犯すことは、極めて稀であるという事実に基づいています。
不正を起きにくくするために、最低限必要な経理の仕組みは以下のとおりです。

（１）取引の処理は必ず２人以上の手を経て完結するようにする
　　不正が発生する最大の原因は、１つの取引の処理を１人の従業員が完結して行うことにあります。そこで、取引の処理については、必ず２人以上の担当者を設け、１人だけで取引の処理が完結しない経理の仕組みをつくることが大切になります。
　　たとえば、営業マンだけに売掛金台帳の記帳や値引の権限を与えない、預金出納簿記帳者だけに請求書・領収証の発行や銀行印の保管をさせないなどの決まりをつくることで、個人の判断のみで取引処理が完了するということがなくなり、担当者による不正を防止することができます。

（２）初期チェック、定期・臨時チェックを徹底する
　　同一の業務の担当を、同一人が長時間行うことは、不正が行われる余地を残すことになりますが、中小企業では担当者を定期的に変えることが難しい現状にあります。
　　そこで、以下のように初期チェック、定期・臨時チェックを徹底することが大切です。
　・銀行取引や銀行口座の新設は必ず、上司の承認のもとで行う。
　・得意先・仕入先と新たに取り引きするときは、担当者以外の者がチェックする。
　・必ず相見積りをとる。

また、抜き打ちで以下のようなことに取り組むことも不正防止には有効です。
　・現金実査、預金通帳実査を行う。
　・帳簿の記帳状況をチェックする（記帳が遅れている、鉛筆書き、不明なメモ書き等は要　　注意。）
　・倉庫を視察する。

予算制度や月次決算は、不正を直接防止する手段ではありません。しかし、不正を発見する手掛かりになります。

（１）予算制度の導入
　予算制度は本来、会社の業績を管理するための手法として用いられるものですが、不正の未然防止・早期発見にも役立ちます。
　同制度を導入することで、定期的に予算と実績の差異を把握することができます。そして、差異に異常があれば、不正の有無を検証することができます。
　また、差異の原因を分析・追求し、各担当者の責任を明確にすることを習慣づけることで、従業員の経営参画の意識を高めることができ、間接的に不正を防止することにつながります。

（２）月次決算の採用
　月次決算を行うことによって、前年同期または前月と比較し、金額の異常性の有無を把握することができます。異常な数値があった場合、その原因を分析することで、不正の発見につながることがあります。

　・予算制度とは
　　予算制度とは、利益管理の一手法で、会社の目標を明確に定め、この目標を実現するためには、何をしなければならないかという経営活動の指針を与えるものです。
　予算を設定することで、予算の実現に向けて経営資源の有効活用が可能になります。
個人のレベルでは、目標が与えられることにより、モチベーションが高まり、経営能率の向上が図られます。また、予算と実績の比較、差異原因の分析により、適時に問題点の発見、対応策の実施が可能となり、経営能率の向上がはかられます。

　・月次決算とは
　月次決算とは、経営管理を目的とする毎月行われる決算です。具体的には、試算表、月次貸借対照表、月次損益計算書、その他必要な書類を作成します。
　月次決算を行うことにより把握された実数数値は、予算と比較され、予算管理に活用されます。また、月次決算の積み重ねが本決算となることから、期末決算の数値予測が可能となります。

※詳しくは、笠原会計事務所まで、お気軽にお問い合わせください。

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