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株主総会を開かないと後々問題に！ Ｑ１なぜ中小企業でも定時株主総会を開かなくてはならないのですか？ Ａ１株主総会は、株式会社の根幹に関する重要事項を決定する機関です。すべての株式会社は、年に1回、定時株主総会を開かなくてはならないと、会社法上で定められています。 法に定められた手続きに従って、定時株主総会を開催し、決算報告や剰余金の分配（利益配当）、役員の任免、定款変更の決定などの事項を審議し決定します。これによって、その決定事項は法的に有効であるとされるのです。 Ｑ２株主総会を開かずに株主総会で決定すべき事項を決めてしまった場合はどうなりますか？ Ａ２株主総会決定事項であるにもかかわらず、それ以外のところで決定した場合には、 その決議自体が法的に無効とされてしまいます。 例えば、株主総会による適法な決議によらずに役員給与や退職慰労金を支給した場合、税務当局に全額否認されることになります。 開催手続きは適法に行う Ｑ３株主総会はいつ開けばいいのですか？ Ａ３定時株主総会は、毎事業年度の終了後、一定の時期に開催しなければなりません。多くの中小企業は、税金の申告期限が事業年度の末日から2ヵ月以内と定められていることから、それまでに定時株主総会を開催し、計算書類の承認を受けています。定時株主総会開催スケジュール（モデルケース）を掲載しますので、参考にしてください。 *「申告期限の延長の特例の申請書」を税務署に提出することで、申告期限を１ヵ月延長し、定時株主総会を3ヵ月以内に開催することもできます。 ＜定時株主総会開催スケジュール（モデル日程）＞ ・モデル日程は、3月決算の非公開会社（取締役会設置会社）が定時株主総会の開催日程等を決める取締役会を5月1日に開催し、5月25日に株主総会を開催することを決めた場合のスケジュールです。  Ｑ４開催場所についての決まりはありますか？ Ａ４原則的には、どこででも開催できます。ただし、過去に開催した場所と著しく離れた場所で開催する場合は、その理由を通知しなければなりません。 Ｑ５株主総会の招集は、いつまでにどんな方法でやればいいのですか？ Ａ５非公開会社の場合、株主総会の開催日の1週間前までに招集通知を発送すればよいことになっています。 取締役会を設置していない会社では、定款で1週間よりも短い期間を定めれば、その期間を短縮することも可能です。また、通知方法も書面ではなく、口頭や電話でもＯＫです。ただし、口頭や電話の場合、通知したかどうかを後で証明することが難しいため、一部の株主から招集通知がなかったと決議取消訴訟を起こされる可能性があるので注意が必要です。 さらに株主全員の同意があれば、株主総会の招集手続きを省略することもできます。 総会終了後は議事録作成や公告が必要です Q６株主総会が終了した後でしなければならないことはありますか？ A６以下のことをしなければなりません。 （１）株主総会の議事録を作成する 株主総会終了後２週間以内にその議事録を作成しなければなりません。そして本店所在地に議事録の原本を１０年間備置し、支店では写しを５年間備置しなければなりません。 （２）変更登記を行う 決議事項が登記事項（定款の目的の変更や役員の変更登記など）に関わる場合は、本店所在地において２週間以内に変更登記をしなければなりません。 （３）計算書類を公告する 株式会社は、定時株主総会終了後遅滞なく計算書類を公告しなければなりません。公告方法には以下の3つがあります。 ・官報に掲載する方法 ・時事に関する日刊新聞紙に掲載する方法 ・電子申告 ＊定款で公告の方法を定めていない場合は、官報に掲載する方法によります。 ＊決算公告だけをインターネットで行うこともできます。その場合、取締役会で決議し、公告するアドレスを登記します。 ※詳しくは、笠原会計事務所まで、お気軽にお問い合わせください。  |
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