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社員の入社・退社の実務
  社員が入社・退社する際、会社は雇用保険や健康保険・厚生年金保険に関する届出等の事務を行う必要があります。ところが、入社・退社の動きが少ない会社の場合などは、事務担当者が「必要書類や提出先がわかない」「手続きするのを忘れてしまった」というケースがあります。
社員が入社する際に必要となる事務手続き

 社員が入社するにあたっては、会社として入社前に準備しておくことや、新入社員に対して、事前に提出依頼をしておくべき資料などがあります。
 入社後は、各種保険の資格取得や被扶養者の手続きを行います。

 (1)入社時に提出してもらう書類・確認事項
 新入社員には、下記の資料等を入社時に提出するよう要請します。そして提出された資料をもとに、ハローワークや年金事務所に提出する書類を作成します。
 これらの書類は、チェックリストを活用し、期限(入社後一週間以内等)を決めて提出させることで入手漏れ等を防止します。(図表1)
 
 図表1 入社時提出してもらう書類・確認事項
 ①雇用保険被保険者証
   (前職がある場合)
 雇用保険の被保険者番号は、前職から引き継いでハローワークに登録されます。前職の会社から渡された被保険者証を用意してもらいます。
 ハローワークに提出する書類に被保険者番号を記載します。
 ②年金手帳   10桁の年金番号が登録されています。年金番号は、年金事務所に提出する書類に記載します。見つからない場合は、年金手帳の再発行を申請します。
 ③扶養者の情報   扶養者の続柄(妻・長男など)、氏名、性別、生年月日、職業などを把握します。
 扶養の把握は、次の事項の確認に必要になります。
  1.給与計算時の源泉所得税の計算
  2.健康保険の扶養・国民年金第3号被保険者の届出
  3.家族手当(支給している場合)
 ④源泉徴収票(前職がある場合)
   扶養控除(異動)申告書
 源泉徴収や年末調整などの税務に必要になります。
 ※入社日を忘れないため、記録(メモ)しておいてください。
 ⑤履歴書
   (採用選考・面接時に必須)
  氏名・生年月日・住所など本人の基本情報が記載されているため、ハローワークや年金事務所に提出する書類や労働者名簿作成に必要になります。面接時においても必須でしょう。
 ※会社に通勤するための通勤交通費額も事前に把握しておきます。


 (2)雇用保険の手続き
[提出書類]
 ●雇用保険被保険者資格取得届
 
 添付書類
   
 前職の雇用保険被保険者証、会社の雇用保険適用事業所台帳、
賃金台帳、出勤簿、労働者名簿、雇用契約書等
 提出期限  入社日(資格取得日)の属する月の翌月10日まで
 提出先   会社所在地を管轄するハローワーク
※65歳以上の人で、新たに採用される人等は対象になりません。

 (3)健康保険・厚生年金保険の手続き
[提出書類]
 ●健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
 
 添付書類
   
年金手帳
 提出期限  入社日(資格取得日)から5日以内
 提出先  会社所在地を管轄する年金事務所
(健康保険組合、厚生年金基金)

 新入社員に被扶養者がいる場合は、以下の書類の提出が必要です。

[提出書類]
 ●健康保険被扶養者(異動)届
 ●国民年金第3号被保険者関係届
  (被扶養者が配偶者の場合)
 
 添付書類
   
年金手帳(注1)
在学証明書、住民税の非課税証明書など(注2)
 提出期限  入社日(資格取得日)から5日以内
 提出先  会社所在地を管轄する年金事務所
(健康保険組合、厚生年金基金)
(注1)被扶養者が配偶者の場合
(注2)被扶養者が配偶者以外の場合


社員が入社する際に必要となる事務手続き

 会社を退職する人がいる場合には、雇用保険、健康保険・厚生年金保険の資格喪失手続きが必要になります。
 雇用保険と社会保険では、退職の際の手続きの提出期限が異なりますので注意しましょう。
※年金手帳を会社で保管している場合は、忘れず社員に返還しましょう。

 (1)雇用保険の手続き
[提出書類]
 ●雇用保険被保険者資格喪失届
 ●雇用保険被保険者離職証明書
 
 添付書類
   
 賃金台帳、出勤簿
 提出期限  退職日の翌日から10日以内
 提出先   会社所在地を管轄するハローワーク

(2)健康保険・厚生年金保険の手続き
[提出書類]
 ●健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
 
 添付書類
   
健康保険被保険者証
※退職時に本人から返してもらう
 提出期限  資格喪失日から5日以内
※資格喪失日は、退職日の翌日です
 提出先  会社所在地を管轄する年金事務所
(健康保険組合、厚生年金基金)

 なお、退職する社員からは、次のものを提出、返却してもらいます。

 ①健康保険被保険者証(本人及び被扶養者分)
 ②退職届(自己都合退職の場合)
 ③名刺、ロッカーキー、制服等の会社の備品

 ※詳しくは、笠原会計事務所まで、お気軽にお問い合わせください。兵庫県 尼崎市 伊丹市 西宮市 税理士 笠原会計事務所



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