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帳簿書類の保存

① 帳簿書類の範囲及び保存

  法人は、「帳簿」を備え付けて、これにその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等
に関して作成、受領した「書類」を保存する必要があります。
 「帳簿」には、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳などがあります。
 「書類」には、損益計算書、貸借対照表、棚卸表などの決算関係書類、また、領収書、小切手控、預金通帳、借用書、契約書、請求書、見積書、注文請書、納品書、送り状などの証ひょう書類があります(以下、「帳簿」と「書類」をあわせて「帳簿書類」といいます。)。

② 帳簿書類の保存期間

 法人は、その帳簿書類を各事業年度の確定申告書提出期限から7年間保存する必要があります。

③ 帳簿書類の保存方法
 
 帳簿書類の保存方法は紙による保存が原則です。
 ただし、以下の方法によることも可能です((2)、(3)の方法については、あらかじめ所轄税務署長の承認を受ける必要があります。)。

(1) マイクロフイルムによる保存
 6年前、7年前分の帳簿書類(一部の書類については、5年前、4年前分のものも)
については一定の要件を満たすマイクロフィルムによる保存が認められています。
ただし、マイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。

(2) 電磁的記録、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存
 最初の記録段階から一貫して電子計算機を利用して作成する帳簿書類については、一定の要件のもと、紙による保存によらず、サーバー、DVD、CDなどに電磁的記録(電子データ)として保存することができます。
 また、その電子データの電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存することもできます。

(3) スキャナ読取りの電磁的記録による保存
 一定の書類については、スキャナ読取の電子データによる保存ができます。
 ただし、次の書類は除かれています。
 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、その他決算に関して作成された書類
 取引先から受け取った契約書、領収書等、自己が作成したこれらの書類の写し(記載   金額が3万円未満のものについてはスキャナ保存が認められています。)


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