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 会議を開催したら「議事録」を必ず作成しましょう一般的には「議事録」とは、会議で話し合われたことや決まったことなどを記録した書面のことをいいます。特に会社法で規定された議事録は主に株主総会、取締役会等の議事録を指します。規模の大小にかかわらずすべての株式会社は、会社の重要な意思決定の経過・議事などを記録する資料として、株主総会や取締役会などの議事録を作成・保存しておくことが義務づけられています。 その理由は、議事録は、税務調査や裁判などで会社の意思決定をめぐって問題になった場合、実際に株主総会などが開催され、その場で審議・決定されたことを証明する最も重要な書類となるからです。例えば、株主総会で役員報酬の増額や退任する役員の退職慰労金の支給などを決議したとしても、その議事録が作成されていなければ、その決議がなされたことを証明できないということで、結局、全額損金算入が否認されるといった事態に到るおそれがあります。  会社法で株主総会議事録等の作成・保存が義務づけられています株式会社における株主総会議事録と取締役会議事録（取締役会設置会社）については、会社法において作成・保存が義務づけられています。 株式会社であれば、その規模に関係なく株主総会等を開催したら必ず議事録を作成しなければなりません。そして議事録の内容については、会社法施行規則で規定されていますので、単に作成するだけでなく、その記載内容についても充分留意し、審議内容の実態を記載する必要があります。
 株主総会、取締役会以外の重要な会議も議事録を作成しよう株式譲渡制限会社であれば取締役会を設置しないことも可能ですが、その場合でも、取締役が意思決定を行った際は議事録に代わる内部資料を作成しておきましょう。 また、会社法施行により、会社の意思決定等を記録に残しておくことが重要になってきています。株主総会や取締役会以外の重要な会議についても、できるだけその内容を記録にとどめておきましょう。  交際費かどうかの判定、商品廃棄等の際にも議事録が必要です例えば、「会議、打合せ、商談に関連して、茶菓、弁当、その他これらに類する飲食物を供与するために通常要する費用」は税務上は交際費とされませんが、会議費とするか交際費とするかは、「会議としての実体を備えているか」「常識的にみて昼食として供与される程度のものか」等を考慮する必要があります。その際、会議等が実際に行われたことを証明するものとして議事録等が有効であり、会議を開催したら議事録を作成しておくことが必要といえます。また、一定規模以上の会社では、在庫品を廃棄する際、取締役会等で決議した場合、その議事録が必要になります。 このように税務上、議事録がポイントとなることがあるので、様々な社内会議等においても、できる限り議事録を作成しておきましょう。
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